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我们如何执行会议项目

(一)会前执行

会前执行内容

    1、会议场所选择及布置                                                   

    2、会议资料和会议用品筹备

    3、会议相关物品设计及制作

    4、 会议礼品策划及准备

    5、会议经费预算

    6、发送会议信息、会议联络、会议邀请

    7、 整理会议回执、确定与会人员名单及分组

    8、工作人员培训

会场选择原则

    1、考察会场接待能力。会从参会的人数、会议室数量进行综合考虑场大小是否合适,是否具有会议所需的场馆,以及住宿、餐饮、交通等基础设施的接待条件。

    2、考察会场的规格标准及各种会议配套的条件。考虑会场的装潢设计水平、设施设备档次、会场的服务水平等。

    3、考察会场的交通条件及环境,交通是否便利,停车是否可行,周边的环境是否有吸引力,会场的空气质量和噪音大小如何,能否创造合适的气氛和环境、突出会议的主题等。

    4、安全和其他标准。是否设置了火灾警报和消防设施,是否有安全出口,是否标明了撤离程序,是否配备了保险箱。

    5、建立会场考察情况记录表,以便进行数据分析。

会议场地布置

    会议场地要体现出与会议主题、进程相协调、相适应的气氛;场内标志要显著、明确,方便与会者的参与和利用。

    1、背景台布置(背景板、横幅)

    2、主席台布置(鲜花、茶杯、桌签、纸笔、话筒等)

    3、会场座位布置(剧院式、课桌式、座谈式等)

    4、安排视听设备(视听设备、同步翻译、速记、摄录等,落实并试调安装)

    5、会场其他气氛营造

会议筹备秘书服务

    1、会议通知与整理会议回执。及时整理和掌握参会者信息和变动。

    2、准备参会登记表,使用何种登记形式要视会议规模的大小、会议种类而定。常见几种:A、签到登记薄 B、宣传册签到薄 C、签到卡片  D、电子签到卡

    3、会议资料与会议资料袋准备。资料袋装有与会者在会议期间所需要的各种信息,同时也包括便于客人了解会议的资料和闲暇时间娱乐所需的资料。

    4、票证准备。会议期间会用到宴会餐券等各种票证,餐券或其他特殊活动的票证要求按时间、用途写清楚。发放票证是控制人数的一种好方法,尤其是在特殊活动中以票证为凭证可以掌握出席的准确人数。

    5、制作参会证。参会证是会议期间参会人员凭证。

    6、编制会务手册。会务手册详细说明会议日程安排或相关信息。

7、建立通讯录。与会者通讯录便于与会者查找同事、老友,结识同行业的新朋友,也便于以后联系及交往。

(二)会中执行

 会中执行内容

会中执行是对会议执行方案的具体执行及现场管理、监控,其主要内容为: 

1、会议接待

    (1)迎送、引导服务

    (2)报到、签到服务

    (3)VIP管理

    (4)住宿安排

    (5)用餐安排

2、会议现场执行及监控

    (1)会议议程中的协助执行

    (2)会议内容记录

    (3)现场秩序维护

    (4)会中活动安排

    (5)茶歇安排

    (6)会议礼仪主持服务

    (7)外语翻译服务

    (8)摄影摄像服务

3、迎送和引导服务 

    (1)通过会议回执和报名表了解与会人员情况,包括姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况、所代表的组织机构等基本情况;参会目的;抵离的时间和所选择的交通工具等。 

    (2)不同的客人按不同的方式迎接:对于邀请的VIP、嘉宾和重要发言人,遵循身份相当原则安排工作人员和车辆迎送。迎接重要嘉宾鲜花接站。 

    (3)掌握到达和离开的时间,如有变化,及时通知有关人员。 

4、会议报到与签订 

    (1)签到工作内容包括迎宾、签到登记、名片收集、交费、领取会议资料和各种票证。 

    (2)根据不同类型不同规模确定报到与签到方式,主要方式有:登记簿签到、签到墙签到、电子卡签到等。 

    (3)会议资讯传递与咨询服务。 

5、住宿安排 

    (1)通过会议回执、掌握与会人员的需求信息,并与之确认; 

    (2)与酒店确认准确用房数量、用房类型; 

(三)会后执行

会后执行内容:

1、清理会场

    (1)收集整理会议资料

    (2)物料清点,回收利用

    (3)清理会场

2、安排考察活动

    (1)商务考察

    (2)观光

    (3)文艺汇演

3、安排返离

    (1)组织合影留念

    (2)预定返程票

    (3)告别欢送,安排车辆送机等

4、结算会议经费(准确及时结算、开具发票、做好登记、统计)

5、会议感谢,代发感谢函

6、会议评估

    (1)评估会议效果

    (2)评估会议工作质量

7、会议总结

    (1)结案、总结

    (2)资料归档